Priozar mediante listados de tareas

¿Se siente estresado porque tiene una acumulación de trabajo por hacer y no sabe por dónde empezar? ¿Tiene tantas cosas en su cabeza que a veces se olvida de hacer alguna tarea importante? ¿Tiende a procrastinar algunas tareas? ¿Le resulta difícil cumplir con las fechas de entrega? Si ha respondido de forma afirmativa a la mayor parte de estas preguntas, es que necesita mejorar la forma de organizar su trabajo. Necesita aprender a hacer listados de tareas ordenadas según su prioridad. Con estas listas, no se olvidará de nada  importante. Además, le ayudarán a planificar el orden en que va a realizarlas, según su grado de prioridad.

Usar estos listados de tareas de forma apropiada le ayudará a organizarse mejor y a reducir sus niveles de estrés. Realizará las tareas más importantes primero y evitará perder tiempo en tareas triviales. Además, los demás le verán más competente y productivo. Parece una tarea muy simple, pero mucha gente no sabe usarlas de forma efectiva.

Cómo priorizar realizando listados de tareas

Escriba las tareas que tiene por hacer. Si estas son largas, asegúrese de dividirlas en pasos o subtareas. Así será más realista con la previsión de los tiempos para completar las tareas. Ejemplo:

Tarea: realizar el informe sobre los resultados de la formación de gestión de estrés.

• Corregir cuestionarios (1h)
• Pasar los datos a un Excel (30 min)
• Realizar cálculos estadísticos (30 min)
• Redactar informe explicando los resultados (2h)

Ordene las tareas por prioridad, de la más importante o urgente a la menos. Trabaje respetando el orden de su lista de prioridades. Tache las tareas de su lista a medida que las complete. De su lista principal, puede realizar listas diarias. Al final de su jornada puede dedicar 10 minutos a organizar su planificación del día siguiente. Cuando domine el uso de las listas, empiece a distinguir entre urgencia e importancia.

Además del papel, puede utilizar algunos programas o aplicaciones para hacer sus listas. Estos programas son muy útiles porque permiten sincronizar sus listas con su Smartphone o cuenta de correo. Además, las puede compartir con otros compañeros. Esto es muy útil para el trabajo en equipo en proyectos. Además, el uso de estos programas le permiten actualizar tus listas con mucha facilidad y rapidez.

Puede estructurar la lista de tareas organizándola por miembros del equipo e incluir los plazos de entrega para cada uno de ellos. Además de tener acceso a su lista, con sus propias tareas, podrá ir consultando el progreso de su equipo en el proyecto.

Si se encarga de liderar un proyecto largo y complejo, estos programas de listados de tareas podrán ayudarle a organizar el trabajo de su equipo eficazmente.

Fuente consultada : mindtools